Logiciel de registre du personnel gratuit : ce que « gratuit » cache

Trois familles de « logiciel gratuit », comparees

Derriere la meme recherche, trois outils qui ne jouent pas dans la meme cour. Le tableau ci-dessous les compare sur ce qui compte vraiment le jour d'un controle, pas sur le nombre de fonctionnalites.

Ce que « logiciel gratuit » cache vraiment

Le SaaS RH freemium. Le registre y est souvent un sous-produit d'une suite paie/RH. Le plan gratuit plafonne l'effectif (typiquement quelques salaries), verrouille l'export ou pousse vers un abonnement des que vous grandissez. Surtout, vos donnees salaries — dont le numero d'autorisation de travail d'un salarie hors UE, la mention la plus sensible du registre — vivent sur le serveur du prestataire. Le jour ou vous partez, recuperer un export propre n'est pas toujours simple.

Le tableur. Vraiment gratuit, vos donnees restent chez vous, mais il est muet sur l'indelebilite : une cellule se reecrit sans laisser de trace. Rien ne distingue une date d'entree saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du controle. Il ne verifie rien non plus — ni l'ordre des embauches, ni les mentions manquantes, ni l'autorisation de travail oubliee.

Le generateur en ligne. Le remplissage et le controle peuvent etre gratuits, mais le livrable fige — le PDF date — est generalement payant. C'est notre cas, et on l'assume : on ne fait pas payer ce qui vous evite l'amende, on fait payer la preuve.

Un vrai « logiciel » n'est pas obligatoire

Point important, car il change la decision : la loi n'impose aucun logiciel, aucun format, aucun modele. L'article L1221-13 demande seulement des inscriptions indelebiles, dans l'ordre des embauches, consultables immediatement sur place. Une feuille A4 tenue au stylo est conforme ; un SaaS a 30 EUR par mois ne l'est pas davantage. Payer un abonnement RH « pour etre en regle sur le registre » est, la plupart du temps, une depense inutile pour un petit employeur.

Notre positionnement : le verdict avant le paiement

On ne pretend pas etre un SIRH. Si vous embauchez toutes les semaines et que plusieurs personnes tiennent le registre, un SaaS heberge fera mieux que nous sur la mise a jour continue. Ce qu'on apporte, c'est ce que ni le tableur ni le SaaS gratuit ne donnent : un controle mention par mention avec verdict a l'ecran avant tout paiement, et un PDF date qui fige l'etat du registre.

• Remplissage guide + controle de conformite + export .xlsx : gratuits, sans compte.
• PDF mis en page et date, pret a imprimer : 4,90 EUR une fois.
• Pack Pro (PDF + Word modifiable + salaries illimites) : 9,90 EUR une fois.

Pas d'abonnement, pas de limite cachee derriere le mot « gratuit » : la limite est annoncee (5 salaries dans l'apercu et le PDF, 500 lignes en .xlsx), et le verdict de conformite s'affiche avant qu'il soit question de payer.

Les mentions que tout logiciel doit couvrir (D1221-23)

Quel que soit l'outil, gratuit ou non, il doit permettre de porter les six mentions de l'article D1221-23 par personne : nationalite, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entree et de sortie, type de contrat. Testez votre « logiciel gratuit » sur ces trois cas — c'est la que beaucoup coincent :

• Salarie hors UE : sait-il exiger le type et le numero d'autorisation de travail, sans declencher d'alerte inutile pour un salarie espagnol ou belge ?
• Stagiaire : ouvre-t-il une partie specifique avec tuteur, lieu de presence et dates de convention, distincte des salaries ?
• Interimaire : porte-t-il la mention « salarie temporaire » et le nom de l'entreprise de travail temporaire, en l'inscrivant chez l'entreprise utilisatrice ?

Un tableur vierge vous laisse tout oublier. Notre formulaire ouvre le bon champ automatiquement selon le contrat choisi, et le controle signale la mention manquante avant que vous ne payiez quoi que ce soit. Essayer le generateur, ou comparer avec la version a imprimer et le registre dematerialise.