Logiciel de registre du personnel gratuit : ce que « gratuit » cache

Trois familles de « logiciel gratuit », comparées

Derrière la même recherche, trois outils qui ne jouent pas dans la même cour. Le tableau ci-dessous les compare sur ce qui compte vraiment le jour d'un contrôle, pas sur le nombre de fonctionnalités.

Ce que « logiciel gratuit » cache vraiment

Le SaaS RH freemium. Le registre y est souvent un sous-produit d'une suite paie/RH. Le plan gratuit plafonne l'effectif (typiquement quelques salariés), verrouille l'export ou pousse vers un abonnement dès que vous grandissez. Surtout, vos données salariés — dont le numéro d'autorisation de travail d'un salarié hors UE, la mention la plus sensible du registre — vivent sur le serveur du prestataire. Le jour où vous partez, récupérer un export propre n'est pas toujours simple.

Le tableur. Vraiment gratuit, vos données restent chez vous, mais il est muet sur l'indélébilité : une cellule se réécrit sans laisser de trace. Rien ne distingue une date d'entrée saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du contrôle. Il ne vérifie rien non plus — ni l'ordre des embauches, ni les mentions manquantes, ni l'autorisation de travail oubliée.

Le générateur en ligne. Le remplissage et le contrôle peuvent être gratuits, mais le livrable figé — le PDF daté — est généralement payant. C'est notre cas, et on l'assume : on ne fait pas payer ce qui vous évite l'amende, on fait payer la preuve.

Un vrai « logiciel » n'est pas obligatoire

Point important, car il change la décision : la loi n'impose aucun logiciel, aucun format, aucun modèle. L'article L1221-13 demande seulement des inscriptions indélébiles, dans l'ordre des embauches, consultables immédiatement sur place. Une feuille A4 tenue au stylo est conforme ; un SaaS à 30 € par mois ne l'est pas davantage. Payer un abonnement RH « pour être en règle sur le registre » est, la plupart du temps, une dépense inutile pour un petit employeur.

Notre positionnement : le verdict avant le paiement

On ne prétend pas être un SIRH. Si vous embauchez toutes les semaines et que plusieurs personnes tiennent le registre, un SaaS hébergé fera mieux que nous sur la mise à jour continue. Ce qu'on apporte, c'est ce que ni le tableur ni le SaaS gratuit ne donnent : un contrôle mention par mention avec verdict à l'écran avant tout paiement, et un PDF daté qui fige l'état du registre.

• Remplissage guidé + contrôle de conformité + PDF spécimen : gratuits, sans compte.
• PDF daté et scellé, prêt à imprimer : 9,99 € une fois.
• Registres illimités (registres datés illimités + classeur Excel + Word modifiable + salariés illimités) : 9,99 € par mois, résiliable en un clic depuis votre espace.

Pas d'abonnement, pas de limite cachée derrière le mot « gratuit » : la limite est annoncée (3 salariés dans l'aperçu, le spécimen et le PDF daté), et le verdict de conformité s'affiche avant qu'il soit question de payer.

Les mentions que tout logiciel doit couvrir (D1221-23)

Quel que soit l'outil, gratuit ou non, il doit permettre de porter les six mentions de l'article D1221-23 par personne : nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Testez votre « logiciel gratuit » sur ces trois cas — c'est là que beaucoup coincent :

• Salarié hors UE : sait-il exiger le type et le numéro d'autorisation de travail, sans déclencher d'alerte inutile pour un salarié espagnol ou belge ?
• Stagiaire : ouvre-t-il une partie spécifique avec tuteur, lieu de présence et dates de convention, distincte des salariés ?
• Intérimaire : porte-t-il la mention « salarié temporaire » et le nom de l'entreprise de travail temporaire, en l'inscrivant chez l'entreprise utilisatrice ?

Un tableur vierge vous laisse tout oublier. Notre formulaire ouvre le bon champ selon le contrat choisi, et le contrôle signale la mention manquante avant que vous ne payiez quoi que ce soit. Essayer le générateur, ou comparer avec la version à imprimer et le registre dématérialisé.