Premiere embauche : ou le registre du personnel se glisse dans vos formalites
Vous venez d'embaucher, ou vous vous appretez a le faire. Entre la declaration a l'Urssaf, le contrat et la visite medicale, une obligation passe souvent a la trappe : le registre unique du personnel, du a la seconde meme ou votre premier salarie arrive. Il est aussi l'un des rares documents qu'on ne peut pas rattraper apres coup sans que ca se voie. Voici ou il se place exactement dans vos formalites, et comment le tenir des le depart, gratuitement.
En resume : le registre, des le premier salarie
Des votre premiere embauche, vous devez tenir un registre unique du personnel (article L1221-13), y compris en tant qu'auto-entrepreneur. Le salarie y est inscrit au moment de son embauche, pas apres la periode d'essai ni en fin d'annee. Seuls le particulier employeur et l'association au cheque emploi associatif en sont dispenses.
Les formalites de la premiere embauche, dans l'ordre
Le registre n'arrive pas seul : il s'inscrit dans une petite serie de formalites, chacune avec son echeance propre. Beaucoup de premiers employeurs connaissent la DPAE et oublient tout le reste.
| Formalite | Quand | Aupres de qui |
|---|---|---|
| Declaration prealable a l'embauche (DPAE) | Au plus tot 8 jours avant, au plus tard avant la prise de poste | Urssaf |
| Contrat de travail ecrit (obligatoire pour un CDD) | Remis dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche | Le salarie |
| Inscription au registre unique du personnel | Au moment de l'embauche | A tenir dans l'etablissement |
| Visite d'information et de prevention | En principe dans les 3 mois suivant la prise de poste | Service de prevention et de sante au travail |
| Affiliation a la mutuelle d'entreprise | Des l'embauche (couverture collective obligatoire depuis 2016) | Organisme assureur |
La DPAE, faite en ligne aupres de l'Urssaf, declenche plusieurs choses d'un coup (immatriculation du salarie, demande d'affiliation). Mais elle ne remplace pas le registre : ce sont deux documents distincts, avec des logiques opposees, qu'on confond souvent.
Ou le registre se place, exactement
Le registre s'inscrit « au moment de l'embauche », c'est-a-dire quand le salarie entre effectivement dans l'effectif, idealement des son premier jour. Contrairement a la DPAE, ce n'est pas une declaration a un organisme : c'est un document que vous tenez et conservez vous-meme, dans l'etablissement, pret a etre presente. Les mentions y sont portees de facon indelebile et dans l'ordre des embauches (article L1221-13) : votre premier salarie est la ligne 1, et il le restera meme apres son depart, cinq ans durant (R1221-26).
DPAE et registre : ne pas confondre
| DPAE | Registre unique du personnel | |
|---|---|---|
| Nature | Declaration a un organisme | Document tenu par l'employeur |
| Destinataire | Envoyee a l'Urssaf | Conserve dans l'etablissement |
| Moment | Avant la prise de poste | Au moment de l'embauche, puis mis a jour |
| Duree de vie | Ponctuelle, une par embauche | Permanent, conserve 5 ans apres chaque depart |
Faire sa DPAE et croire le registre inutile est l'erreur numero un du premier employeur. La DPAE prouve que vous avez declare ; le registre prouve, dans la duree, qui a travaille chez vous et depuis quand.
Auto-entrepreneur qui embauche : oui, vous aussi
Rien dans le statut de micro-entrepreneur n'exonere du registre. Des lors que vous employez un salarie — meme un seul, meme a temps partiel, meme en CDD court — vous etes un employeur soumis a l'article L1221-13, au meme titre qu'une SARL. Les deux seules exceptions, le particulier employeur (garde d'enfant, aide a domicile) et l'association au cheque emploi associatif, ne concernent pas un auto-entrepreneur qui recrute pour son activite. Notre approche colle a ce profil : pas de logiciel a installer, pas d'abonnement, un registre tenu en quelques minutes.
Les 6 mentions a porter des la premiere ligne
Pour votre premier salarie, six mentions sont exigees par l'article D1221-23 :
- la nationalite ;
- la date de naissance ;
- le sexe ;
- l'emploi et la qualification ;
- les dates d'entree et de sortie ;
- le type de contrat.
Si ce premier salarie est ressortissant d'un pays hors Union europeenne, EEE ou Suisse, une septieme mention s'ajoute : le type et le numero de son autorisation de travail, copie annexee. C'est la mention la plus verifiee, et la plus oubliee d'un employeur debutant.
Faire son premier registre, gratuitement
Plutot que de tracer un tableau a la main en risquant d'oublier une mention, remplissez le formulaire : il ouvre le bon champ selon le contrat, controle vos six mentions et affiche un verdict a l'ecran, sans compte et sans payer. Vous repartez avec le classeur .xlsx gratuit, ou un PDF date a 4,90 EUR. Pour comprendre l'etendue de l'obligation, voyez la page registre obligatoire ; pour ce que coute un oubli, la page sanctions. Inscrire mon premier salarie.
Questions frequentes
Le format PDF, ce qu'il coute et ce qu'il vaut lors d'un controle
Oui. L'article L1221-13 impose un registre unique du personnel a tout employeur des le premier salarie, quel que soit le type de contrat. Il n'y a pas de seuil d'effectif : embaucher une seule personne suffit a declencher l'obligation.
Oui, des qu'il emploie un salarie. Le statut de micro-entrepreneur n'exonere pas des obligations d'employeur : le registre s'applique comme pour une societe. Seuls le particulier employeur et l'association au cheque emploi associatif en sont dispenses.
Non. La declaration prealable a l'embauche est une declaration envoyee a l'Urssaf avant la prise de poste ; le registre est un document que vous tenez et conservez vous-meme dans l'etablissement. Les deux sont obligatoires et distincts : faire l'une ne dispense pas de l'autre.
Au moment de l'embauche, c'est-a-dire quand il entre dans l'effectif, idealement des son premier jour. Ce n'est ni apres la periode d'essai, ni en fin d'annee. Les mentions se portent dans l'ordre des embauches et de facon indelebile.
La DPAE aupres de l'Urssaf avant la prise de poste, le contrat de travail ecrit (obligatoire pour un CDD, remis sous 2 jours ouvrables), l'inscription au registre unique du personnel au moment de l'embauche, la visite d'information et de prevention en principe dans les 3 mois, et l'affiliation a la mutuelle d'entreprise.
Les six mentions de l'article D1221-23 : nationalite, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entree et de sortie, type de contrat. Pour un salarie hors Union europeenne, EEE ou Suisse, s'ajoute le type et le numero de son autorisation de travail, copie annexee.
Cinq ans apres son depart (article R1221-26), meme s'il quitte l'entreprise rapidement. Votre premier salarie reste la ligne 1 du registre pendant tout ce delai ; on ne l'efface pas, on ajoute simplement sa date de sortie.
La loi n'impose aucun logiciel. Notre generateur vous laisse remplir, controler et exporter un registre .xlsx gratuitement, sans compte. Il ouvre le bon champ selon le contrat et affiche un verdict de conformite avant tout paiement ; seul le PDF date, a 4,90 EUR, est payant.
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