Première embauche : où le registre du personnel se glisse dans vos formalités

En résumé : le registre, dès le premier salarié

Dès votre première embauche, vous devez tenir un registre unique du personnel (article L1221-13), y compris en tant qu'auto-entrepreneur. Le salarié y est inscrit au moment de son embauche, pas après la période d'essai ni en fin d'année. Seuls le particulier employeur et l'association au chèque emploi associatif en sont dispensés.

Les formalités de la première embauche, dans l'ordre

Le registre n'arrive pas seul : il s'inscrit dans une petite série de formalités, chacune avec son échéance propre. Beaucoup de premiers employeurs connaissent la DPAE et oublient tout le reste.

La DPAE, faite en ligne auprès de l'Urssaf, déclenche plusieurs choses d'un coup (immatriculation du salarié, demande d'affiliation). Mais elle ne remplace pas le registre : ce sont deux documents distincts, avec des logiques opposées, qu'on confond souvent.

Où le registre se place, exactement

Le registre s'inscrit « au moment de l'embauche », c'est-à-dire quand le salarié entre effectivement dans l'effectif, idéalement dès son premier jour. Contrairement à la DPAE, ce n'est pas une déclaration à un organisme : c'est un document que vous tenez et conservez vous-meme, dans l'établissement, prêt à être présenté. Les mentions y sont portées de façon indélébile et dans l'ordre des embauches (article L1221-13) : votre premier salarié est la ligne 1, et il le restera même après son départ, cinq ans durant (R1221-26).

DPAE et registre : ne pas confondre

Faire sa DPAE et croire le registre inutile est l'erreur numéro un du premier employeur. La DPAE prouve que vous avez déclaré ; le registre prouve, dans la durée, qui a travaillé chez vous et depuis quand.

Auto-entrepreneur qui embauche : oui, vous aussi

Rien dans le statut de micro-entrepreneur n'exonère du registre. Dès lors que vous employez un salarié — même un seul, même à temps partiel, même en CDD court — vous êtes un employeur soumis à l'article L1221-13, au même titre qu'une SARL. Les deux seules exceptions, le particulier employeur (garde d'enfant, aide à domicile) et l'association au chèque emploi associatif, ne concernent pas un auto-entrepreneur qui recrute pour son activité. Notre approche colle à ce profil : pas de logiciel à installer, pas d'abonnement, un registre tenu en quelques minutes.

Les 6 mentions à porter dès la première ligne

Pour votre premier salarié, six mentions sont exigées par l'article D1221-23 :

1. la nationalité ;
2. la date de naissance ;
3. le sexe ;
4. l'emploi et la qualification ;
5. les dates d'entrée et de sortie ;
6. le type de contrat.

Si ce premier salarié est ressortissant d'un pays hors Union européenne, EEE ou Suisse, une septième mention s'ajoute : le type et le numéro de son autorisation de travail, copie annexée. C'est une mention que les inspecteurs regardent de près, et que les employeurs débutants oublient souvent.

Faire son premier registre, gratuitement

Plutôt que de tracer un tableau à la main en risquant d'oublier une mention, remplissez le formulaire : il ouvre le bon champ selon le contrat, contrôle vos six mentions et affiche un verdict à l'écran, sans compte et sans payer. Vous repartez avec le PDF spécimen gratuit, ou un PDF daté à 9,99 €. Pour comprendre l'étendue de l'obligation, voyez la page registre obligatoire ; pour ce que coûte un oubli, la page sanctions. Inscrire mon premier salarié.