Registre du personnel en ligne : le remplir, le vérifier, l'opposer à un contrôle

« Registre en ligne » : deux outils différents derrière le même mot

Quand on cherche un registre du personnel en ligne, on tombe sur deux logiques qui n'ont presque rien à voir, et il vaut mieux savoir laquelle on veut avant de commencer.

La première, c'est le registre vivant hébergé : un compte chez un prestataire, une base qui reste chez lui, qu'on met à jour au fil des entrées et des sorties sans tout ressaisir, avec sauvegarde serveur et accès partagé entre plusieurs personnes. Pratique si vous embauchez souvent et que plusieurs mains tiennent le registre. La seconde, c'est la nôtre : vous remplissez en ligne puis repartez avec votre fichier — un PDF, et avec le pack un classeur .xlsx, à vous. Pas de compte obligatoire, pas de données qui restent bloquées chez un tiers.

Notre avis, franchement : si vous cherchez un logiciel RH qui vit en continu, un SaaS hébergé fera mieux que nous sur ce terrain-là, on ne va pas prétendre le contraire. Mais un registre hébergé reste modifiable à tout moment — et un document qu'on peut réécrire n'a aucune valeur probante le jour d'un contrôle. C'est exactement le trou que nos deux fonctions comblent : le contrôle qui rend un verdict avant paiement, et le PDF daté et scellé qui, lui, ne se réécrit plus.

Ce qui se fait en ligne, gratuitement et sans compte

Le générateur avance en quatre étapes, dans cet ordre :

1. L'entreprise : raison sociale, SIRET, code APE, adresse, convention collective. C'est l'en-tête qui coiffe le registre.
2. Les salariés : une ligne par personne. Selon la saisie, le formulaire ouvre le bon champ — autorisation de travail pour un salarié hors UE, tuteur et lieu de présence pour un stagiaire, entreprise de travail temporaire pour un intérimaire.
3. Les options : tri, colonne observations, inclusion ou non des salariés déjà partis.
4. L'aperçu et le contrôle : le registre s'affiche à l'écran et passe le test de conformité. Verdict immédiat.

À ce stade, rien n'est payé et rien n'est demandé. Vous pouvez télécharger le PDF spécimen — mis en page, imprimable, toutes les mentions — et vous arrêter là. Le PDF daté, lui, coûte 9,99 € ; il n'apporte rien de plus au niveau des données, il apporte la preuve. Le classeur .xlsx (cinq onglets, listes déroulantes, partie stagiaires) est inclus dans l'abonnement « Registres illimités » à 9,99 € par mois, résiliable en un clic.

Le verdict de conformité, affiché avant de payer

C'est la pièce que ni un modèle Excel ni un registre hébergé classique ne vous donnent. Un exemple concret, tire de ce que l'écran renvoie vraiment.

Un restaurant saisit quatre salariés : deux CDI en salle, un cuisinier de nationalité tunisienne, et une extra en CDD saisonnier déjà partie qu'il a masquée par réflexe « elle n'est plus là ». À l'étape 4, avant tout paiement, deux alertes rouges s'affichent :

• « Cuisinier, nationalité hors UE : le numéro d'autorisation de travail est manquant. » — mention imposée par l'article D1221-23 pour les ressortissants hors UE, EEE et Suisse ;
• « Une personne sortie est masquée. L'article R1221-26 impose de la garder au registre cinq ans après son départ. » — l'erreur qu'on voit le plus souvent, et l'une des plus faciles à reprocher.

Il complète l'autorisation de travail, il réaffiche la ligne de l'extra : les deux alertes repassent au vert. Il repart avec le spécimen gratuit ou prend le PDF daté. Le contrôle ne pousse à rien : il peut très bien conclure que tout est déjà en ordre et vous laisser partir sans dépenser un centime. C'est assumé.

Ce que la loi demande, en trois articles

Tout tient dans trois textes, et le contrôle en ligne les reprend un par un :

• L1221-13 : les salariés sont inscrits dans l'ordre des embauches et les mentions portées de façon indélébile. On n'efface pas, on annote.
• D1221-23 : les six mentions par personne — nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entrée, type de contrat — plus l'autorisation de travail des ressortissants hors UE.
• R1221-26 : chaque personne reste au registre cinq ans à compter de son départ. Ni la supprimer, ni la masquer.

C'est ce mot, indélébile, qui sépare un vrai registre d'un tableur. Une cellule .xlsx se réécrit sans laisser de trace : rien ne distingue une date d'entrée saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du contrôle. Le PDF daté tranche ce point net — il fige l'état du registre à une date et ne bouge plus.

Les cas où le registre coince (à déplier)

Chaque situation particulière a sa mention propre. Le formulaire les ouvre selon le contrat choisi, mais autant savoir ce qu'il attend.

Plusieurs établissements : un registre par adresse

L'article L1221-13 vise « tout établissement », pas l'entreprise. Deux adresses, deux registres : chacun ne contient que ses propres salariés, avec le SIRET de l'établissement en en-tête. Un registre unique pour toute la société, avec un SIRET siege pour des salariés qui travaillent ailleurs, est non conforme — et chaque registre doit rester consultable sur place, là où l'inspection et les représentants du personnel peuvent le demander.

Concrètement, en ligne : vous générez un document par établissement, en changeant le SIRET et l'adresse à l'étape 1. Le PDF de l'établissement A et celui de l'établissement B sont deux fichiers séparés, datés chacun de leur côté.

Un registre en ligne qu'on peut réécrire vaut-il preuve ?

C'est la vraie question, et elle vaut autant pour un tableur que pour un SaaS hébergé. Tant que le fichier reste modifiable, il prouve l'état du registre au moment où l'inspecteur le regarde, pas au moment où vous auriez dû inscrire le salarié. Un document daté et scellé, lui, atteste d'un état à une date passée — c'est ce qui a une valeur opposable.

Aucune de ces trois voies n'est mauvaise. Un employeur stable à un ou deux salariés peut très bien imprimer le spécimen gratuit et le tenir à l'encre. Dès qu'il y a du turnover, un CDD, un saisonnier ou un salarié étranger, la trace datée change tout : c'est elle qui répond quand l'inspecteur demande depuis quand la ligne existe.

Le contrôle est gratuit, l'amende ne l'est pas

Un registre absent ou incomplet est une contravention de 4e classe : 750 € au maximum. Le détail que peu de gens citent est dans l'article R1227-7 : l'amende « est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées ». Elle se cumule par salarié, et le maximum est quintuplé pour une société ou une association, soit 3 750 € par personne concernée. Trois lignes bancales dans une SARL, c'est jusqu'à 11 250 € encourus. En face, la vérification en ligne qui les detecte ne coûte rien.