Registre du personnel en ligne : le remplir, le verifier, l'opposer a un controle

« Registre en ligne » : deux outils differents derriere le meme mot

Quand on cherche un registre du personnel en ligne, on tombe sur deux logiques qui n'ont presque rien a voir, et il vaut mieux savoir laquelle on veut avant de commencer.

La premiere, c'est le registre vivant heberge : un compte chez un prestataire, une base qui reste chez lui, qu'on met a jour au fil des entrees et des sorties sans tout ressaisir, avec sauvegarde serveur et acces partage entre plusieurs personnes. Pratique si vous embauchez souvent et que plusieurs mains tiennent le registre. La seconde, c'est la notre : vous remplissez en ligne puis repartez avec votre fichier — un classeur .xlsx, un PDF, a vous. Pas de compte obligatoire, pas de donnees qui restent bloquees chez un tiers.

Notre avis, franchement : si vous cherchez un logiciel RH qui vit en continu, un SaaS heberge fera mieux que nous sur ce terrain-la, on ne va pas pretendre le contraire. Mais un registre heberge reste modifiable a tout moment — et un document qu'on peut reecrire n'a aucune valeur probante le jour d'un controle. C'est exactement le trou que nos deux fonctions comblent : le controle qui rend un verdict avant paiement, et le PDF date et scelle qui, lui, ne se reecrit plus.

Ce qui se fait en ligne, gratuitement et sans compte

Le generateur avance en quatre etapes, dans cet ordre :

1. L'entreprise : raison sociale, SIRET, code APE, adresse, convention collective. C'est l'en-tete qui coiffe le registre.
2. Les salaries : une ligne par personne. Selon le type de contrat choisi, le formulaire ouvre le bon champ — numero d'autorisation de travail pour un salarie hors UE, nom du tuteur pour un stagiaire, entreprise de travail temporaire pour un interimaire.
3. Les options : tri, colonne observations, inclusion ou non des salaries deja partis.
4. L'apercu et le controle : le registre s'affiche a l'ecran et passe le test de conformite. Verdict immediat.

A ce stade, rien n'est paye et rien n'est demande. Vous pouvez telecharger le classeur .xlsx complet — cinq onglets, listes deroulantes, partie stagiaires — et vous arreter la. Le PDF date, lui, coute 4,90 EUR ; il n'apporte rien de plus au niveau des donnees, il apporte la preuve.

Le verdict de conformite, affiche avant de payer

C'est la piece que ni un modele Excel ni un registre heberge classique ne vous donnent. Un exemple concret, tire de ce que l'ecran renvoie vraiment.

Un restaurant saisit quatre salaries : deux CDI en salle, un cuisinier de nationalite tunisienne, et une extra en CDD saisonnier deja partie qu'il a masquee par reflexe « elle n'est plus la ». A l'etape 4, avant tout paiement, deux alertes rouges s'affichent :

• « Cuisinier, nationalite hors UE : le numero d'autorisation de travail est manquant. » — mention imposee par l'article D1221-23 pour les ressortissants hors UE, EEE et Suisse ;
• « Une personne sortie est masquee. L'article R1221-26 impose de la garder au registre cinq ans apres son depart. » — l'erreur qu'on voit le plus souvent, et l'une des plus faciles a reprocher.

Il complete l'autorisation de travail, il reaffiche la ligne de l'extra : les deux alertes repassent au vert. Il repart avec le fichier gratuit ou prend le PDF. Le controle ne pousse a rien : il peut tres bien conclure que tout est deja en ordre et vous laisser partir sans depenser un centime. C'est assume.

Ce que la loi demande, en trois articles

Tout tient dans trois textes, et le controle en ligne les reprend un par un :

• L1221-13 : les salaries sont inscrits dans l'ordre des embauches et les mentions portees de facon indelebile. On n'efface pas, on annote.
• D1221-23 : les six mentions par personne — nationalite, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entree, type de contrat — plus l'autorisation de travail des ressortissants hors UE.
• R1221-26 : chaque personne reste au registre cinq ans a compter de son depart. Ni la supprimer, ni la masquer.

C'est ce mot, indelebile, qui separe un vrai registre d'un tableur. Une cellule .xlsx se reecrit sans laisser de trace : rien ne distingue une date d'entree saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du controle. Le PDF date tranche ce point net — il fige l'etat du registre a une date et ne bouge plus.

Les cas ou le registre coince (a deplier)

Chaque situation particuliere a sa mention propre. Le formulaire les ouvre automatiquement, mais autant savoir ce qu'il attend.

Plusieurs etablissements : un registre par adresse

L'article L1221-13 vise « tout etablissement », pas l'entreprise. Deux adresses, deux registres : chacun ne contient que ses propres salaries, avec le SIRET de l'etablissement en en-tete. Un registre unique pour toute la societe, avec un SIRET siege pour des salaries qui travaillent ailleurs, est non conforme — et chaque registre doit rester consultable sur place, la ou l'inspection et les representants du personnel peuvent le demander.

Concretement, en ligne : vous generez un document par etablissement, en changeant le SIRET et l'adresse a l'etape 1. Le PDF de l'etablissement A et celui de l'etablissement B sont deux fichiers separes, dates chacun de leur cote.

Un registre en ligne qu'on peut reecrire vaut-il preuve ?

C'est la vraie question, et elle vaut autant pour un tableur que pour un SaaS heberge. Tant que le fichier reste modifiable, il prouve l'etat du registre au moment ou l'inspecteur le regarde, pas au moment ou vous auriez du inscrire le salarie. Un document date et scelle, lui, atteste d'un etat a une date passee — c'est ce qui a une valeur opposable.

Aucune de ces trois voies n'est mauvaise. Un employeur stable a un ou deux salaries est tres bien avec le classeur gratuit. Des qu'il y a du turnover, un CDD, un saisonnier ou un salarie etranger, la trace datee change tout : c'est elle qui repond quand l'inspecteur demande depuis quand la ligne existe.

Le controle est gratuit, l'amende ne l'est pas

Un registre absent ou incomplet est une contravention de 4e classe : 750 EUR au maximum. Le detail que peu de gens citent est dans l'article R1227-7 : l'amende « est appliquee autant de fois qu'il y a de personnes employees ». Elle se cumule par salarie, et le maximum est quintuple pour une societe ou une association, soit 3 750 EUR par personne concernee. Trois lignes bancales dans une SARL, c'est jusqu'a 11 250 EUR encourus. En face, la verification en ligne qui les detecte ne coute rien.