Registre du personnel sur Excel : le classeur, et sa limite

Est-il légal de tenir son registre du personnel sur Excel ?

Oui. Le Code du travail n'impose aucun format : ni papier, ni logiciel, ni modèle officiel. Un classeur Excel tenu correctement vaut un registre relie. L'article L1221-13 pose deux exigences de fond, et elles seules : les noms sont inscrits dans l'ordre d'embauche, et les mentions y sont portées de façon indélébile.

C'est la deuxième qui coince. Une cellule se réécrit sans laisser de trace. Rien ne distingue, dans un .xlsx, une date d'entrée saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du contrôle. Le fichier n'est pas fautif, il est simplement muet sur ce point.

Ce que ce classeur contient

• Registre : une ligne par salarié, triée par date d'entrée quel que soit le tri choisi à l'écran, avec les mentions de l'article D1221-23 en colonnes. Sexe, type de contrat et temps de travail sont des listes déroulantes.
• Registre des stagiaires : l'article L1221-13 leur réserve une partie spécifique, avec le nom du tuteur et le lieu de présence. Les colonnes sont là, à compléter.
• Mouvements : chaque entrée et chaque sortie, par date. C'est cet onglet qui reconstitue l'historique quand l'état courant ne suffit plus.
• Entreprise : l'en-tête employeur et l'effectif à la date d'export.
• À lire : les quatre règles de tenue, et la limite du format écrite noir sur blanc.

Les trois erreurs qu'on voit dans les registres Excel

Supprimer la ligne d'un salarié parti. C'est l'erreur la plus courante et la plus chère. Le salarié qui s'en va reste au registre, avec sa date de sortie, pendant cinq ans à compter de son départ (article R1221-26). Un registre qui ne montre que l'effectif du jour est un registre incomplet.

Trier par ordre alphabétique. Confortable pour retrouver quelqu'un, contraire à L1221-13, qui demande l'ordre d'arrivée. Notre export force le tri par date d'entrée pour cette raison.

Mélanger les formats. « CDI », « C.D.I. », « cdi », des dates tantôt 05/01/2026 tantôt 2026-01-05 : sur douze lignes ça se voit, sur quarante ça rend le fichier illisible. D'où les listes déroulantes et les vraies cellules date.

Excel, PDF daté, ou logiciel de paie ?

Avant de payer un abonnement RH « pour être en règle », lisez notre comparatif des logiciels de registre gratuits : le Code du travail n'impose aucun logiciel, et ce que « gratuit » cache varie beaucoup d'un outil à l'autre.

Ce que vaut le risque

Un registre absent ou incomplet est une contravention de 4e classe : jusqu'à 750 € d'amende, appliquée autant de fois qu'il y a de personnes concernées (article R1227-7), et le montant est quintuplé pour une société ou une association. Trois salariés mal renseignés chez un employeur personne physique, cela fait 2 250 €. C'est ce calcul, pas le prix du fichier, qui décide si vous en restez au tableur.