Registre du personnel Excel gratuit

Est-il legal de tenir son registre du personnel sur Excel ?

Oui. Le Code du travail n'impose aucun format : ni papier, ni logiciel, ni modele officiel. Un classeur Excel tenu correctement vaut un registre relie. L'article L1221-13 pose deux exigences de fond, et elles seules : les noms sont inscrits dans l'ordre d'embauche, et les mentions y sont portees de facon indelebile.

C'est la deuxieme qui coince. Une cellule se reecrit sans laisser de trace. Rien ne distingue, dans un .xlsx, une date d'entree saisie le jour de l'embauche d'une date saisie la veille du controle. Le fichier n'est pas fautif, il est simplement muet sur ce point.

Ce que ce classeur contient

• Registre : une ligne par salarie, triee par date d'entree quel que soit le tri choisi a l'ecran, avec les mentions de l'article D1221-23 en colonnes. Sexe, type de contrat et temps de travail sont des listes deroulantes.
• Registre des stagiaires : l'article L1221-13 leur reserve une partie specifique, avec le nom du tuteur et le lieu de presence. Les colonnes sont la, a completer.
• Mouvements : chaque entree et chaque sortie, par date. C'est cet onglet qui reconstitue l'historique quand l'etat courant ne suffit plus.
• Entreprise : l'en-tete employeur et l'effectif a la date d'export.
• A lire : les quatre regles de tenue, et la limite du format ecrite noir sur blanc.

Les trois erreurs qu'on voit dans les registres Excel

Supprimer la ligne d'un salarie parti. C'est l'erreur la plus courante et la plus chere. Le salarie qui s'en va reste au registre, avec sa date de sortie, pendant cinq ans a compter de son depart (article R1221-26). Un registre qui ne montre que l'effectif du jour est un registre incomplet.

Trier par ordre alphabetique. Confortable pour retrouver quelqu'un, contraire a L1221-13, qui demande l'ordre d'arrivee. Notre export force le tri par date d'entree pour cette raison.

Melanger les formats. « CDI », « C.D.I. », « cdi », des dates tantot 05/01/2026 tantot 2026-01-05 : sur douze lignes ca se voit, sur quarante ca rend le fichier illisible. D'ou les listes deroulantes et les vraies cellules date.

Excel, PDF date, ou logiciel de paie ?

Avant de payer un abonnement RH « pour etre en regle », lisez notre comparatif des logiciels de registre gratuits : le Code du travail n'impose aucun logiciel, et ce que « gratuit » cache varie beaucoup d'un outil a l'autre.

Ce que vaut le risque

Un registre absent ou incomplet est une contravention de 4e classe : jusqu'a 750 EUR d'amende, appliquee autant de fois qu'il y a de personnes concernees (article R1227-7), et le montant est quintuple pour une societe ou une association. Trois salaries mal renseignes chez un employeur personne physique, cela fait 2 250 EUR. C'est ce calcul, pas le prix du fichier, qui decide si vous en restez au tableur.