Registre du personnel gratuit : le seul qu'on vous montre rempli

Un registre du personnel rempli, une ligne par cas

Tous les guides decrivent l'interimaire, le stagiaire ou le salarie hors UE en prose. Aucun ne montre les cinq lignes cote a cote. Factorial l'ecrit noir sur blanc : il ne fournit pas d'exemple de registre rempli. Nous, si. Voici l'etat courant d'un registre pour une petite auberge, l'Auberge du Pont (SARL, SIRET 812 456 789 00021, Bordeaux), qui cumule justement les cas qui coincent — un profil typique de la restauration.

La meme personne, Carlos, apparait deux fois parce qu'il a fait deux missions successives. Une mise a disposition ne se met pas a jour en ecrasant l'ancienne ligne : chaque contrat ajoute la sienne. C'est le detail qui distingue un registre tenu d'un tableur bricole.

Les stagiaires, eux, ne figurent pas dans ce tableau : depuis la loi du 10 juillet 2014, ils ont leur partie specifique, avec trois colonnes de plus.

Ces deux tableaux sortent tels quels de notre generateur, dans l'ordre des embauches, avec l'en-tete de l'entreprise au-dessus et la date de generation en pied. Generez le votre a partir de vos propres lignes : le formulaire ouvre automatiquement le bon champ selon le contrat choisi.

Ce qui est gratuit, ce qui ne l'est pas

Autant le poser d'entree. Ce qui vous evite l'amende — le remplissage guide, le controle de conformite et le tableur complet — est gratuit. Le seul livrable payant est le PDF date, celui que le tableur ne sait pas figer.

Notre avis, franchement : pour un employeur stable a un ou deux salaries, le classeur gratuit suffit largement, imprimez-le et tenez-le a la main. Le PDF date prend son sens des qu'il y a du turnover, un saisonnier ou un salarie etranger — la ou l'inspecteur demande « depuis quand cette ligne existe ».

Chaque cas particulier, sa mention et son annexe

Une situation particuliere, c'est presque toujours une mention en plus et, parfois, un document a annexer au registre. Le formulaire ouvre le bon champ, mais autant savoir ce qu'il attend.

Qui a le droit de consulter le registre

Le registre n'est pas un document interne confidentiel : plusieurs personnes peuvent en exiger la communication, et le refus est en soi une infraction.

• le CSE et les representants du personnel, a qui il est tenu a disposition ;
• l'inspection du travail, qui le demande en general en premier lors d'un controle ;
• les agents de l'Urssaf, dans le cadre de la lutte contre le travail dissimule ;
• chaque salarie, pour les seules donnees qui le concernent.

C'est pour ca que le registre reste consultable sur place, la ou les salaries travaillent : un fichier que vous seul pouvez ouvrir depuis votre telephone ne remplit pas cette condition le jour d'une visite.

Papier ou numerique : lequel est valable

Les deux le sont. Le Code du travail n'impose ni le papier ni un logiciel : il impose que les mentions soient indelebiles et portees dans l'ordre des embauches (L1221-13), et que le tout soit consultable immediatement. Chaque support a sa maniere de tenir cette exigence — c'est le tableau que personne ne prend la peine de dresser.

La ou le papier gagne, c'est la simplicite de la preuve : une ligne ecrite a l'encre le jour de l'embauche ne se reecrit pas. La ou le numerique gagne, c'est la lisibilite et le fait de ne rien oublier. Le tableur .xlsx coince sur un point precis, l'indelebilite : une cellule se reecrit sans laisser de trace. Le PDF date le corrige en figeant l'etat du registre a une date opposable. Pour aller plus loin sur le numerique, voyez a quelles conditions un registre dematerialise est conforme.

Les rares employeurs dispenses de registre

L'obligation vise tout employeur des le premier salarie, avec deux exceptions bien delimitees :

• le particulier employeur (garde d'enfant, aide a domicile, employe de maison) est dispense de registre unique du personnel ;
• l'association qui emploie via le cheque emploi associatif (CEA) est dispensee : le dispositif CEA tient lieu de registre pour les salaries qui y sont declares.

En dehors de ces deux cas, aucune taille ni aucun statut n'exonere : une association employeur hors CEA, une profession liberale, une SCI avec un salarie, toutes tiennent un registre. Notre page dediee aux associations detaille le cas du CEA.

Ce que coute un registre absent ou incomplet

C'est une contravention de 4e classe, et le montant surprend parce qu'il se multiplie. L'article R1227-7 precise que l'amende « est appliquee autant de fois qu'il y a de personnes employees ».

Concretement : trois lignes bancales dans une SARL, c'est jusqu'a 11 250 EUR encourus. En face, remplir le formulaire et lire le verdict de conformite ne coute rien, et le fichier .xlsx non plus. C'est ce calcul, pas le prix du PDF, qui decide si vous en restez au gratuit.

L'autre risque, souvent oublie : le volet RGPD

Un registre du personnel est un fichier de donnees personnelles. Le tenir n'est pas un probleme RGPD — c'est meme une obligation legale, ce qui vous sert de base juridique — mais la maniere de le tenir en est un. Trois reflexes suffisent, et ce sont exactement ceux que le registre impose deja : n'y porter que les mentions prevues par l'article D1221-23 (ni numero de securite sociale, ni situation familiale), le garder cinq ans apres le depart puis le purger, et en reserver l'acces aux seules personnes habilitees vues plus haut. La CNIL sanctionne separement un fichier RH tenu n'importe comment : c'est un second front, distinct de la contravention du Code du travail. Le numero de titre de sejour d'un salarie hors UE est la mention la plus sensible du registre — elle n'a rien a faire dans un tableur partage a toute l'equipe.