Registre du personnel gratuit : le seul qu'on vous montre rempli

Un registre du personnel rempli, une ligne par cas

Tous les guides décrivent l'intérimaire, le stagiaire ou le salarié hors UE en prose. Aucun ne montre les cinq lignes côte à côte. Factorial l'écrit noir sur blanc : il ne fournit pas d'exemple de registre rempli. Nous, si. Voici l'état courant d'un registre pour une petite auberge, l'Auberge du Pont (SARL, SIRET 812 456 789 00021, Bordeaux), qui cumule justement les cas qui coincent — un profil typique de la restauration.

La même personne, Carlos, apparaît deux fois parce qu'il a fait deux missions successives. Une mise à disposition ne se met pas à jour en écrasant l'ancienne ligne : chaque contrat ajoute la sienne. C'est le détail qui distingue un registre tenu d'un tableur bricolé.

Les stagiaires, eux, ne figurent pas dans ce tableau : depuis la loi du 10 juillet 2014, ils ont leur partie spécifique, avec trois colonnes de plus.

Le générateur produit ces deux parties dans l'ordre des embauches — les salariés, puis les stagiaires avec leur tuteur et leur lieu de présence —, avec l'en-tête de l'entreprise au-dessus et, sur la version payante, la date d'établissement en pied. Générez le vôtre à partir de vos propres lignes : le formulaire ouvre le bon champ selon le contrat choisi.

Ce qui est gratuit, ce qui ne l'est pas

Autant le poser d'entrée. Ce qui vous évite l'amende — le remplissage guidé, le contrôle de conformité et le PDF spécimen — est gratuit. Ce qui reste payant, c'est la preuve : le PDF daté et scellé, et avec le pack le classeur Excel.

Notre avis, franchement : pour un employeur stable à un ou deux salariés, le spécimen gratuit suffit largement : imprimez-le et tenez-le à l'encre. Le PDF daté prend son sens dès qu'il y a du turnover, un saisonnier ou un salarié étranger — là où l'inspecteur demande « depuis quand cette ligne existe ».

Chaque cas particulier, sa mention et son annexe

Une situation particulière, c'est presque toujours une mention en plus et, parfois, un document à annexer au registre. Le formulaire ouvre le bon champ selon le contrat, mais autant savoir ce qu'il attend.

Qui a le droit de consulter le registre

Le registre n'est pas un document interne confidentiel : plusieurs personnes peuvent en exiger la communication, et le refus est en soi une infraction.

• le CSE et les représentants du personnel, à qui il est tenu à disposition ;
• l'inspection du travail, qui le demande en général en premier lors d'un contrôle ;
• les agents de l'Urssaf, dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé ;
• chaque salarié, pour les seules données qui le concernent.

C'est pour ça que le registre reste consultable sur place, là où les salariés travaillent : un fichier que vous seul pouvez ouvrir depuis votre téléphone ne remplit pas cette condition le jour d'une visite.

Papier ou numérique : lequel est valable

Les deux le sont. Le Code du travail n'impose ni le papier ni un logiciel : il impose que les mentions soient indélébiles et portées dans l'ordre des embauches (L1221-13), et que le tout soit consultable immédiatement. Chaque support a sa manière de tenir cette exigence — c'est le tableau que personne ne prend la peine de dresser.

Là où le papier gagne, c'est la simplicité de la preuve : une ligne écrite à l'encre le jour de l'embauche ne se réécrit pas. Là où le numérique gagne, c'est la lisibilité et le fait de ne rien oublier. Le tableur .xlsx coince sur un point précis, l'indélébilité : une cellule se réécrit sans laisser de trace. Le PDF date le corrige en figeant l'état du registre à une date opposable. Pour aller plus loin sur le numérique, voyez à quelles conditions un registre dématérialisé est conforme.

Les rares employeurs dispensés de registre

L'obligation vise tout employeur dès le premier salarié, avec deux exceptions bien délimitées :

• le particulier employeur (garde d'enfant, aide à domicile, employé de maison) est dispensé de registre unique du personnel ;
• l'association qui emploie via le chèque emploi associatif (CEA) est dispensée : le dispositif CEA tient lieu de registre pour les salariés qui y sont déclarés.

En dehors de ces deux cas, aucune taille ni aucun statut n'exonère : une association employeur hors CEA, une profession libérale, une SCI avec un salarié, toutes tiennent un registre. Notre page dédiée aux associations détaille le cas du CEA.

Ce que coûte un registre absent ou incomplet

C'est une contravention de 4e classe, et le montant surprend parce qu'il se multiplie. L'article R1227-7 précise que l'amende « est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées ».

Concrètement : trois lignes bancales dans une SARL, c'est jusqu'à 11 250 € encourus. En face, remplir le formulaire et lire le verdict de conformité ne coûte rien, et le PDF spécimen non plus. C'est ce calcul, pas le prix du PDF, qui décide si vous en restez au gratuit.

L'autre risque, souvent oublié : le volet RGPD

Un registre du personnel est un fichier de données personnelles. Le tenir n'est pas un problème RGPD — c'est même une obligation légale, ce qui vous sert de base juridique — mais la manière de le tenir en est un. Trois réflexes suffisent, et ce sont exactement ceux que le registre impose déjà : n'y porter que les mentions prévues par l'article D1221-23 (ni numéro de sécurité sociale, ni situation familiale), le garder cinq ans après le départ puis le purger, et en réserver l'accès aux seules personnes habilitées vues plus haut. La CNIL sanctionne séparément un fichier RH tenu n'importe comment : c'est un second front, distinct de la contravention du Code du travail. Le numéro de titre de séjour d'un salarié hors UE est la mention la plus sensible du registre — elle n'a rien à faire dans un tableur partagé à toute l'équipe.