Registre du personnel en PDF : le gratuit s'arrete ou ?

Un registre du personnel en PDF, l'inspection du travail l'accepte-t-elle ?

Oui. Aucun texte n'impose le papier ni un modele officiel : l'article L1221-13 exige seulement que les mentions soient portees de facon indelebile, dans l'ordre des embauches, et que le registre soit consultable immediatement. Un PDF imprime ou montre a l'ecran remplit ces trois conditions.

Le PDF a meme un avantage que le tableur n'a pas : il est fige. Une fois exporte, il porte sa date de generation en pied de page et plus personne ne reecrit une cellule dedans. C'est exactement ce que l'indelebilite demande.

Ce qui est gratuit, ce qui ne l'est pas

Un « PDF gratuit » ailleurs, c'est presque toujours une trame vide a remplir a la main, ou un compte a creer avant de voir quoi que ce soit. Ici la partie qui vous evite l'amende — le controle — est du cote gratuit, et le fichier a garder du cote payant. Si 4,90 EUR est de trop, prenez le classeur Excel gratuit et imprimez-le : votre registre sera tenu, personne ne vous en voudra. Si vous vouliez surtout un document a imprimer, notre page dediee compare la trame vierge a remplir au stylo et le PDF A4 deja date.

Ce que le controle regarde avant que vous payiez

A l'etape 4 du generateur, vos donnees passent dans une liste de verifications ecrite a partir du Code du travail, pas d'une intuition :

• les six mentions de l'article D1221-23 pour chaque personne (nationalite, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entree, type de contrat) ;
• l'autorisation de travail des ressortissants hors UE, EEE et Suisse — la liste des nationalites dispensees est codee en dur, un salarie portugais ne declenche donc aucune alerte inutile ;
• les dates de sortie anterieures aux dates d'entree, une incoherence qu'un inspecteur voit en trois secondes ;
• le tri : si vous avez choisi l'ordre alphabetique a l'ecran, l'outil rappelle que L1221-13 veut l'ordre d'arrivee ;
• les salaries sortis que vous auriez masques, alors que R1221-26 les garde au registre cinq ans apres leur depart.

Le verdict s'affiche avant le paiement, et il peut tres bien vous dire de corriger deux lignes puis de partir avec le fichier gratuit. C'est assume.

A quoi ressemble une ligne remplie

Le PDF sort une ligne par salarie, dans l'ordre d'entree, avec l'en-tete de l'entreprise au-dessus (raison sociale, SIRET, adresse, convention collective) et la date de generation en pied de page. Une ligne reelle, pour un CDD saisonnier deja termine :

Sophie est partie il y a plus d'un an. Sa ligne reste. Elle restera jusqu'au 31 mars 2030, cinq ans apres son depart (article R1221-26). Un registre qui n'affiche que les presents du jour est un registre incomplet, et c'est l'erreur qu'on voit le plus souvent. Pour voir un registre entier rempli, cas par cas — interimaire, stagiaire, salarie hors UE, mise a disposition sur deux lignes — c'est sur notre page gratuite.

Une erreur dans le registre : on annote, on n'efface pas

Indelebile veut dire ce qu'il dit. Une date d'entree fausse ne se gomme pas : on porte la mention rectificative, datee, a cote. Une ligne qui disparait entre deux controles est bien pire qu'une ligne raturee — la premiere ressemble a une dissimulation, la seconde a une correction.

Avec le PDF, la question ne se pose meme pas : vous corrigez dans le formulaire, vous regenerez, et vous gardez les deux exports. Les anciens PDF dates constituent l'historique. Sur un tableur, cette trace n'existe pas : c'est la vraie limite du format, on l'ecrit noir sur blanc sur la page Excel.

Ce que coute un registre absent ou incomplet

Contravention de 4e classe : 750 EUR au maximum. Le piege est dans la suite de l'article R1227-7, que peu de monde cite : l'amende « est appliquee autant de fois qu'il y a de personnes employees ». Elle se multiplie par salarie, et le maximum est quintuple pour une societe ou une association (article 131-38 du code penal), soit 3 750 EUR par personne concernee.

Quatre salaries sans mention d'emploi dans une SARL : 15 000 EUR encourus. En face, le fichier coute 4,90 EUR et le controle qui les detecte est gratuit. Le calcul est vite fait, et il ne depend pas de nous.