Registre du personnel en PDF : le gratuit s'arrête où ?

Un registre du personnel en PDF, l'inspection du travail l'accepte-t-elle ?

Oui. Aucun texte n'impose le papier ni un modèle officiel : l'article L1221-13 exige seulement que les mentions soient portées de façon indélébile, dans l'ordre des embauches, et que le registre soit consultable immédiatement. Un PDF imprimé ou montré à l'écran remplit ces trois conditions.

Le PDF daté a même un avantage que le tableur n'a pas : il est figé. Il porte sa date d'établissement, une empreinte d'intégrité et un QR de vérification, et plus personne ne réécrit une cellule dedans. C'est exactement ce que l'indélébilité demande.

Ce qui est gratuit, ce qui ne l'est pas

Un « PDF gratuit » ailleurs, c'est presque toujours une trame vide à remplir à la main, ou un compte à créer avant de voir quoi que ce soit. Ici, le PDF gratuit est votre registre rempli, et la partie qui vous évite l'amende — le contrôle — est du côté gratuit. Ce qui reste payant, c'est la preuve : la date et le sceau. Si 9,99 € est de trop, imprimez le spécimen et tenez-le à l'encre : votre registre sera tenu, personne ne vous en voudra. Si vous vouliez surtout un document à imprimer, notre page dédiée compare la trame vierge à remplir au stylo et le PDF A4 déjà daté.

Ce que le contrôle regarde avant que vous payiez

À l'étape 4 du générateur, vos données passent dans une liste de vérifications écrite à partir du Code du travail, pas d'une intuition :

• les six mentions de l'article D1221-23 pour chaque personne (nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entrée, type de contrat) ;
• l'autorisation de travail des ressortissants hors UE, EEE et Suisse — la liste des nationalités dispensées est codée en dur, un salarié portugais ne déclenche donc aucune alerte inutile ;
• les dates de sortie antérieures aux dates d'entrée, une incohérence qu'un inspecteur voit en trois secondes ;
• le tri : si vous avez choisi l'ordre alphabétique à l'écran, l'outil rappelle que L1221-13 veut l'ordre d'arrivée ;
• les salariés sortis que vous auriez masqués, alors que R1221-26 les garde au registre cinq ans après leur départ.

Le verdict s'affiche avant le paiement, et il peut très bien vous dire de corriger deux lignes puis de partir avec le spécimen gratuit. C'est assumé.

À quoi ressemble une ligne remplie

Le PDF sort une ligne par salarié, dans l'ordre d'entrée, avec l'en-tête de l'entreprise au-dessus (raison sociale, SIRET, adresse, convention collective) et, sur la version payante, sa date d'établissement en pied de page. Une ligne réelle, pour un CDD saisonnier déjà terminé :

Sophie est partie il y a plus d'un an. Sa ligne reste. Elle restera jusqu'au 31 mars 2030, cinq ans après son départ (article R1221-26). Un registre qui n'affiché que les presents du jour est un registre incomplet, et c'est l'erreur qu'on voit le plus souvent. Pour voir un registre entier rempli, cas par cas — intérimaire, stagiaire, salarié hors UE, mise à disposition sur deux lignes — c'est sur notre page gratuite.

Une erreur dans le registre : on annote, on n'efface pas

Indélébile veut dire ce qu'il dit. Une date d'entrée fausse ne se gomme pas : on porte la mention rectificative, datée, à côté. Une ligne qui disparaît entre deux contrôles est bien pire qu'une ligne raturée — la première ressemble à une dissimulation, la seconde à une correction.

Avec le PDF, la question ne se pose même pas : vous corrigez dans le formulaire, vous régénérez, et vous gardez les deux exports. Les anciens PDF datés constituent l'historique. Sur un tableur, cette trace n'existe pas : c'est la vraie limite du format, on l'écrit noir sur blanc sur la page Excel.

Ce que coûte un registre absent ou incomplet

Contravention de 4e classe : 750 € au maximum. Le piège est dans la suite de l'article R1227-7, que peu de monde cite : l'amende « est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées ». Elle se multiplie par salarié, et le maximum est quintuplé pour une société ou une association (article 131-41 du code pénal), soit 3 750 € par personne concernée.

Quatre salariés sans mention d'emploi dans une SARL : 15 000 € encourus. En face, le PDF daté coûte 9,99 € et le contrôle qui les détecte est gratuit. Le calcul est vite fait, et il ne dépend pas de nous.