Registre du personnel à imprimer : le vierge, ou le PDF déjà daté ?

Le modèle vierge à imprimer : les colonnes à tracer, en A4

Un registre du personnel n'a pas de gabarit officiel. Vous pouvez le tracer vous-meme sur une feuille, du moment que chaque ligne porte les mentions requises. Concrètement, dix colonnes, en A4 paysage pour qu'elles tiennent en largeur sans se chevaucher :

Au-dessus du tableau, un bandeau d'en-tête avec la raison sociale, le SIRET de l'établissement, l'adresse et la convention collective. En A4 portrait, les dix colonnes se serrent trop : passez en paysage, ou basculez la colonne 10 sous chaque ligne. Avec une hauteur de ligne d'environ 1,4 cm, une page A4 paysage tient une quinzaine de salariés ; en portrait à colonnes réduites, une vingtaine.

Le piège du vierge rempli au stylo : l'indélébilité

Voici ce qu'aucune page de modèle vierge ne vous dit. L'article L1221-13 impose que les mentions soient portées de façon indélébile, dans l'ordre des embauches. Une trame imprimée vierge, remplie au stylo, invite mécaniquement à trois gestes qui violent cette règle :

• la rature au correcteur blanc quand on se trompe de date ou de contrat — l'exact contraire de l'indélébilité ;
• la ligne effacée ou arrachée quand un salarié part, alors qu'il doit rester cinq ans (article R1221-26) ;
• l'insertion hors ordre, une embauche recopiée entre deux anciennes lignes pour « faire propre », qui casse l'ordre chronologique.

Un registre au stylo bien tenu est parfaitement valable — c'est même le format le plus solide sur l'indélébilité quand il est irréprochable. Mais un blanc à remplir à la main est un piège : il n'oppose aucune résistance à la rature. La bonne pratique tient en une phrase : on n'efface pas, on annote. Une erreur se corrige par une mention rectificative datée à côté, jamais par un blanc correcteur.

Combien de lignes prévoir, et où l'afficher

Prévoyez plus de lignes que d'effectif present : le registre garde aussi les salariés déjà partis pendant cinq ans (R1221-26). Un commerce de 4 personnes avec du turnover saisonnier peut cumuler 15 lignes sur deux ans. Comptez large, imprimez deux ou trois pages A4 d'avance, numerotez-les.

Côté affichage : le registre n'est pas un document mural, il n'a pas à être placé à la vue de tous — au contraire, il contient des données personnelles (le numéro d'autorisation de travail d'un salarié hors UE, notamment). Il doit être consultable sur place, dans l'établissement, et communiqué à la demande de l'inspection du travail, des représentants du personnel (CSE) et des agents de l'Urssaf. Un classeur rangé au bureau, sorti sur demande, remplit cette condition. Un fichier que vous seul ouvrez depuis votre téléphone, non.

Vierge à la main ou PDF déjà rempli et daté : le comparatif

Les deux s'impriment. La différence n'est pas le papier, c'est ce que le papier porte au moment où vous appuyez sur « imprimer ».

Un compromis existe et il est excellent : imprimer le PDF déjà rempli et daté pour l'état courant, puis ajouter à l'encre les embauches suivantes au bas des lignes. Vous partez d'une base propre, datée, conforme, et vous la tenez ensuite à la main. C'est le meilleur des deux mondes pour un petit employeur.

Les 6 mentions obligatoires (D1221-23) sur chaque ligne

Quelles que soient vos colonnes tracées, six mentions doivent figurer par personne, imposées par l'article D1221-23 :

1. la nationalité ;
2. la date de naissance ;
3. le sexe ;
4. l'emploi et la qualification ;
5. les dates d'entrée et de sortie ;
6. le type de contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, professionnalisation).

Pour un salarié ressortissant d'un pays hors Union européenne, EEE ou Suisse, une septième mention s'ajoute : le type et le numéro du titre l'autorisant à travailler, avec une copie annexée au registre. C'est une mention que les inspecteurs regardent de près.

Les stagiaires : une partie séparée à imprimer à part

Depuis la loi du 10 juillet 2014, les stagiaires ne figurent pas dans le même tableau que les salariés : ils ont une partie spécifique (L1221-13). Si vous imprimez votre registre, prévoyez une seconde feuille, avec ses propres colonnes : nom du stagiaire, nom du tuteur, lieu de présence et dates de début et de fin de la convention. Ne les mélangez jamais avec les salariés.

Remplir en ligne, contrôler, puis imprimer un PDF A4 déjà daté

Plutôt que de tracer dix colonnes à la règle et de risquer un oubli, remplissez le formulaire : il ouvre le bon champ selon le contrat (autorisation de travail pour un salarié hors UE, tuteur pour un stagiaire), contrôle vos mentions et rend un verdict à l'écran — le tout gratuitement et sans compte. Vous repartez avec le PDF spécimen gratuit à imprimer, ou avec le PDF A4 daté à 9,99 €, déjà rempli, déjà trié, prêt à poser dans le classeur. Créer mon registre à imprimer.