Registre du personnel a imprimer : le vierge, ou le PDF deja date ?

Le modele vierge a imprimer : les colonnes a tracer, en A4

Un registre du personnel n'a pas de gabarit officiel. Vous pouvez le tracer vous-meme sur une feuille, du moment que chaque ligne porte les mentions requises. Concretement, dix colonnes, en A4 paysage pour qu'elles tiennent en largeur sans se chevaucher :

Au-dessus du tableau, un bandeau d'en-tete avec la raison sociale, le SIRET de l'etablissement, l'adresse et la convention collective. En A4 portrait, les dix colonnes se serrent trop : passez en paysage, ou basculez la colonne 10 sous chaque ligne. Avec une hauteur de ligne d'environ 1,4 cm, une page A4 paysage tient une quinzaine de salaries ; en portrait a colonnes reduites, une vingtaine.

Le piege du vierge rempli au stylo : l'indelebilite

Voici ce qu'aucune page de modele vierge ne vous dit. L'article L1221-13 impose que les mentions soient portees de facon indelebile, dans l'ordre des embauches. Une trame imprimee vierge, remplie au stylo, invite mecaniquement a trois gestes qui violent cette regle :

• la rature au correcteur blanc quand on se trompe de date ou de contrat — l'exact contraire de l'indelebilite ;
• la ligne effacee ou arrachee quand un salarie part, alors qu'il doit rester cinq ans (article R1221-26) ;
• l'insertion hors ordre, une embauche recopiee entre deux anciennes lignes pour « faire propre », qui casse l'ordre chronologique.

Un registre au stylo bien tenu est parfaitement valable — c'est meme le format le plus solide sur l'indelebilite quand il est irreprochable. Mais un blanc a remplir a la main est un piege : il n'oppose aucune resistance a la rature. La bonne pratique tient en une phrase : on n'efface pas, on annote. Une erreur se corrige par une mention rectificative datee a cote, jamais par un blanc correcteur.

Combien de lignes prevoir, et ou l'afficher

Prevoyez plus de lignes que d'effectif present : le registre garde aussi les salaries deja partis pendant cinq ans (R1221-26). Un commerce de 4 personnes avec du turnover saisonnier peut cumuler 15 lignes sur deux ans. Comptez large, imprimez deux ou trois pages A4 d'avance, numerotez-les.

Cote affichage : le registre n'est pas un document mural, il n'a pas a etre place a la vue de tous — au contraire, il contient des donnees personnelles (le numero d'autorisation de travail d'un salarie hors UE, notamment). Il doit etre consultable sur place, dans l'etablissement, et communique a la demande de l'inspection du travail, des representants du personnel (CSE) et des agents de l'Urssaf. Un classeur range au bureau, sorti sur demande, remplit cette condition. Un fichier que vous seul ouvrez depuis votre telephone, non.

Vierge a la main ou PDF deja rempli et date : le comparatif

Les deux s'impriment. La difference n'est pas le papier, c'est ce que le papier porte au moment ou vous appuyez sur « imprimer ».

Un compromis existe et il est excellent : imprimer le PDF deja rempli et date pour l'etat courant, puis ajouter a l'encre les embauches suivantes au bas des lignes. Vous partez d'une base propre, datee, conforme, et vous la tenez ensuite a la main. C'est le meilleur des deux mondes pour un petit employeur.

Les 6 mentions obligatoires (D1221-23) sur chaque ligne

Quelles que soient vos colonnes tracees, six mentions doivent figurer par personne, imposees par l'article D1221-23 :

1. la nationalite ;
2. la date de naissance ;
3. le sexe ;
4. l'emploi et la qualification ;
5. les dates d'entree et de sortie ;
6. le type de contrat (CDI, CDD, interim, apprentissage, professionnalisation).

Pour un salarie ressortissant d'un pays hors Union europeenne, EEE ou Suisse, une septieme mention s'ajoute : le type et le numero du titre l'autorisant a travailler, avec une copie annexee au registre. C'est la mention qu'un inspecteur verifie en premier.

Les stagiaires : une partie separee a imprimer a part

Depuis la loi du 10 juillet 2014, les stagiaires ne figurent pas dans le meme tableau que les salaries : ils ont une partie specifique (L1221-13). Si vous imprimez votre registre, prevoyez une seconde feuille, avec ses propres colonnes : nom du stagiaire, nom du tuteur, lieu de presence et dates de debut et de fin de la convention. Ne les melangez jamais avec les salaries.

Remplir en ligne, controler, puis imprimer un PDF A4 deja date

Plutot que de tracer dix colonnes a la regle et de risquer un oubli, remplissez le formulaire : il ouvre le bon champ selon le contrat (autorisation de travail pour un salarie hors UE, tuteur pour un stagiaire), controle vos mentions et rend un verdict a l'ecran — le tout gratuitement et sans compte. Vous repartez avec le classeur .xlsx gratuit a imprimer, ou avec le PDF A4 date a 4,90 EUR, deja rempli, deja trie, pret a poser dans le classeur. Creer mon registre a imprimer.